Coordination défaillante entre services : un frein à l’efficacité des soins et à la satisfaction patient

Dans un paysage hospitalier marqué par une pression croissante, la fluidité et l’efficacité des parcours patients deviennent des priorités absolues. Pourtant, la coordination entre services reste un point faible majeur dans de nombreux établissements de santé. À l’accueil, dans les services administratifs, ou encore entre les blocs opératoires et les services de soins post-interventionnels, des défaillances freinent le bon déroulement des prises en charge. Ces dysfonctionnements génèrent des retards, des frustrations, et compromettent parfois la qualité des soins.

Ce problème, souvent invisible au premier abord, trouve sa source dans des processus obsolètes, une communication fragmentée et un manque d’harmonisation des outils. Le résultat est un impact négatif non seulement sur la satisfaction des patients, mais aussi sur les performances globales des équipes administratives et soignantes.

Une problématique amplifiée par les réalités actuelles

La coordination interservices est au cœur du fonctionnement hospitalier. Pourtant, de nombreux facteurs rendent cette mission de plus en plus complexe :

–> L’accélération des flux ambulatoires
Avec la montée en puissance de la médecine ambulatoire, les établissements doivent gérer un volume croissant de patients en peu de temps. Les admissions, soins, et sorties s’enchaînent rapidement, augmentant le risque d’erreurs dans les transmissions d’information.

–> Des outils numériques fragmentés
Dans de nombreux hôpitaux, les logiciels utilisés par les services administratifs, les équipes soignantes et les brancardiers ne communiquent pas efficacement. Ces limites technologiques empêchent la fluidité des échanges et obligent les équipes à multiplier les efforts pour partager des informations essentielles.

–> La pression sur les équipes soignantes
Face à la surcharge de travail et au manque de personnel, la coordination avec d’autres services devient un défi supplémentaire pour les soignants. Les communications sont souvent improvisées, entraînant des pertes de temps et des malentendus.

Les conséquences d’une coordination défaillante

– Pour les patients

Des retards dans les soins : Un patient qui attend un brancardier ou une validation administrative peut voir sa prise en charge retardée, affectant son expérience globale.
Une augmentation du stress : L’incertitude et les attentes prolongées génèrent de la frustration et un sentiment d’abandon et d’angoisse.

– Pour les équipes hospitalières

Une surcharge de travail : Le manque de communication fluidifie rarement les flux, obligeant les équipes à résoudre des problèmes en urgence.
Une perte de moral : Les équipes qui se sentent isolées ou mal coordonnées subissent une fatigue psychologique accrue, et cela favorise le turn-over.

– Pour l’établissement

Une perte de productivité : Chaque retard ou erreur dans les parcours patients se traduit par une mobilisation inutile des ressources.
Un impact financier : Une mauvaise coordination peut allonger les séjours et augmenter les coûts opérationnels.

Des solutions concrètes pour améliorer la coordination

Les défis liés à la coordination ne sont pas insurmontables. De nombreuses innovations technologiques et stratégies organisationnelles permettent de rétablir une fluidité dans les parcours patients :

Harmonisation des outils numériques

L’un des freins majeurs à une bonne coordination est l’incompatibilité des logiciels entre services. La solution réside dans :

La mise en place de logiciel pour les équipes : Ces outils centralisent les informations patients (dossiers médicaux, plannings, données administratives) et les rendent accessibles à tous les services concernés en temps réel.

L’intégration des systèmes d’appel : Des outils connectés permettent d’automatiser les demandes de brancardage ou d’alertes entre équipes, réduisant ainsi les délais d’attente et les erreurs.

Pilotage des flux ambulatoires

Les établissements de santé doivent s’appuyer sur des technologies de gestion des flux pour anticiper et gérer les mouvements des patients dans l’hôpital :

  • Une planification optimisée des soins : Des statistiques permettent d’analyser les données historiques pour adapter les ressources en fonction des pics d’activité.
  • La coordination des équipes mobiles : Les brancardiers, souvent oubliés dans les stratégies numériques, jouent un rôle clé dans le parcours patient. Des applications mobiles et/ou logiciels dédiés leur permettent de recevoir et d’exécuter des missions en temps réel, sans friction.

Automatisation des processus administratifs

Des bornes interactives et des solutions d’automatisation permettent de réduire la charge sur les équipes administratives :

  • Enregistrement des patients en autonomie : Les bornes peuvent gérer les admissions, les mises à jour des informations personnelles, et la vérification des rendez-vous, libérant ainsi du temps pour d’autres tâches.
  • Mise à jour instantanée des statuts patients : Chaque étape de la prise en charge est mise à jour dans le système, permettant aux équipes d’avoir une vue d’ensemble en temps réel, et donc de prioriser ou non en fonction des horaires de rendez-vous.

Formation et collaboration interservices

Les outils ne suffisent pas sans une culture de collaboration. Il est essentiel de :

  • Sensibiliser les équipes : Des ateliers réguliers pour partager les contraintes et les objectifs de chaque service favorisent une compréhension mutuelle.
  • Mettre en place des protocoles clairs : Des procédures bien définies réduisent les ambiguïtés et les pertes de temps.

Un exemple inspirant

Une clinique en Ile-de-France a déployé une solution de gestion centralisée des flux, depuis quelque temps. Grâce à l’intégration d’une borne interactive et d’une solution de file d’attente, l’établissement a réduit de 30 % les temps d’attente des patients et amélioré la satisfaction des équipes.

L’expertise de Cogis Networks : simplifier, fluidifier et optimiser

Cogis Networks, expert en solutions innovantes pour les établissements de santé, s’engage à simplifier le quotidien des équipes soignantes, à améliorer l’expérience des patients et à renforcer la performance des structures hospitalières. Grâce à ses outils connectés, Cogis permet une gestion optimisée des flux physiques, une coordination renforcée entre services et une réduction des zones de congestion. Les bornes interactives et solution de gestion de file d’attente conçues par Cogis sont adaptées pour répondre aux enjeux modernes des hôpitaux et garantir une prise en charge fluide et efficace.

Face à des enjeux aussi critiques, il est essentiel pour les directeurs d’établissement et les responsables de soins de repenser leurs processus. La coordination interservices ne doit plus être un frein, mais un levier d’amélioration continue.

Agissez dès aujourd’hui :

– Investissez dans des outils numériques adaptés à vos besoins.

– Renforcez la collaboration entre vos équipes grâce à des formations ciblées.

– Adoptez une approche proactive en analysant régulièrement vos flux et vos goulots d’étranglement.

En mettant en place ces actions, vous contribuerez à offrir une expérience patient optimisée, à améliorer les conditions de travail de vos équipes, et à renforcer la réputation et l’efficacité de votre établissement.