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BIOXA x COGIS NETWORKS
Pour une meilleure gestion des files d'attente
Solution de gestion de file d’attente pour l’optimisation des flux patients :
La solution mise en place chez Bioxa a permis d’adresser plusieurs défis majeurs rencontrés dans leurs laboratoires :
- – L’engorgement à l’accueil
- – La gestion des patients avec et sans rendez-vous
- – La gestion des horaires de rendez-vous.
Cette solution comprend l’installation de bornes d’accueil des patients, offrant différentes options pour l’édition de tickets et l’identification des patients, ce qui permet aux patients de rejoindre une file d’attente correspondant à leur motif de visite. L’identification par carte vitale sur la borne permet aux secrétaires d’avoir une vue en temps réel de la file d’attente et des patients présents, leur permettant de gérer efficacement les patients en fonction de leur rendez-vous et de leur arrivée.
L’introduction de ces bornes a considérablement amélioré l’expérience des patients en réduisant le stress lié à l’attente et en assurant une prise en charge plus fluide et efficace. De plus, la solution offre une meilleure visibilité sur les horaires de rendez-vous et permet une gestion plus transparente des flux de patients.
En résumé, la solution a permis à Bioxa d’optimiser ses processus d’accueil et de gestion des patients, contribuant ainsi à une expérience globale améliorée pour les patients et le personnel médical.
Découvrez l'interview
des laboratoires Bioxa
- - Hervé Dupont, biologiste du site Magellan chez Bioxa qui est un laboratoire qui regroupe 11 sites. On est équipé de bornes d’accueil patient dans deux sites pour le moment. Le premier étant le site de Bezannes et le site de Magellan depuis maintenant environ deux mois.
- - Et moi, Tristan Candau, biologiste également récemment affecté au site de Magellan. Auparavant, j'étais basé sur un autre site, avec une implication dans la bactériologie. Nous sommes à l'origine de la mise en place des solutions sur les deux sites.
Dans ces deux sites, nous avons installé des bornes d'accueil des patients. Ces bornes offrent différentes options pour l'édition de tickets, permettant aux patients de rejoindre une file d'attente correspondant à leur motif de visite. Typiquement, nous rencontrons trois motifs principaux : les patients viennent pour un prélèvement avec rendez-vous, pour un prélèvement sans rendez-vous, ou pour d'autres raisons. Sur le site de Bezannes, nous avons ajouté un quatrième motif spécifique lié à la gestion des rendez-vous pour la procréation médicalement assistée. Les secrétaires ont accès à la file d'attente, où elles peuvent voir l'heure d'arrivée des patients, leur nom, ainsi que la présence ou non d'un rendez-vous. Cela leur permet de gérer les patients, en priorisant ceux qui ont un rendez-vous, en particulier s'ils sont à l'heure ou en avance. Nous pouvons également les faire patienter si nécessaire. Grâce à cela, nous parvenons à faire entrer tous les patients dans le laboratoire, ce qui était un défi auparavant. Avant, certains patients étaient bloqués à l'entrée du laboratoire, voire à l'extérieur. Désormais, ils sont confortablement installés à l'intérieur, ce qui réduit le stress pour tout le monde.
Effectivement, l'engorgement au niveau de l'accueil était un problème majeur, tout comme la gestion des patients avec ou sans rendez-vous, ainsi que celle des horaires de rendez-vous. Avant, l'accueil se faisait dans l'ordre d'arrivée ou par des appels plus ou moins discrets, ce qui n'était pas optimal en termes de fluidité et de discrétion. Avec l'installation de la solution de Cogis, la gestion s'est nettement améliorée. Maintenant, les patients sont accueillis de manière plus fluide et discrète, ce qui contribue à une meilleure expérience pour tous.
- Pour ma part, j'ai initialement été mis en contact avec Cogis. Pour la partie logicielle, j'ai communiqué directement avec vous. Les échanges ont été fluides, avec des réponses rapides. Les tickets émis par la borne ont été livrés et nous avons immédiatement obtenu les contacts pour les consommables. En ce qui concerne la partie logicielle, nous avons bénéficié d'une formation d'une heure environ, qui était très bien expliquée. Les secrétaires du site de Bezannes et de Magellan ont rapidement pris en main la solution. Elles préfèrent maintenant travailler avec la borne, car cela réduit leur stress et la pression des patients devant leur guichet. Tout s'est déroulé de manière assez naturelle, grâce à des explications claires en amont tant de votre part que de celle de Cogis.
Nous avons reçu des retours des secrétaires indiquant qu'elles ressentent beaucoup moins de stress de la part des patients en attente. Les patients semblent mieux comprendre pourquoi ils attendent en salle d'attente, ne se sentant pas dépassés par les autres ou ignorés. Le fait d'avoir un ticket avec un numéro appelé sur un écran donne l'impression d'attendre pour quelque chose de concret, ce qui réduit le stress global. Les patients perçoivent désormais le temps d'attente comme normal, sachant qu'ils sont dans une file d'attente gérée de manière transparente.
Efficace, adaptée au laboratoire et simple. La simplicité est clé, car n'importe qui peut comprendre comment utiliser le logiciel. Il est facile de visualiser les files d'attente et d'appeler les patients, en particulier ceux avec un rendez-vous, ce qui améliore la gestion globale. De plus, le système d'identification des patients, que ce soit par carte vitale ou par saisie de nom, prénom et date de naissance, fonctionne de manière fluide. Initialement sceptique quant à l'utilisation de la carte vitale, je suis agréablement surpris de son efficacité. Les retours des patients sont majoritairement positifs, ce qui atteste de son adoption.
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L’avis des autres, ça compte quand même un peu…
"Les bornes d'accueil interactives Touch & Care ont clairement réduit la durée de nos files d'attente"
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Découvrez l'avis de Domitille Gilles, responsable des admissions du Centre Hospitalier Saint-Malo
« Il était nécessaire, pour tout le monde, de mieux gérer les files d’attente. Nous avons été contacter par plusieurs sociétés, nous avons choisi COGIS pour leur communication, leur écoute de nos besoins et la simplicité d’utilisation de la solution installée. Dorénavant, les patients sont plus calmes et les ambulanciers et agents d’admission plus satisfaits. »
