Notre offre
La gestion de file d'attente
dans votre mairie
Faites un pas vers l’excellence des services publics
améliorez l'expérience usagers
Qu'est-ce que la gestion de file d'attente ?
La gestion de file d’attente est une solution développée pour simplifier l’accueil de votre collectivité. Il s’agit d’une solution logicielle unique et « sur-mesure » intégrée dans une borne interactive accessible à tous.
La borne de gestion de file d’attente mise en place par nos équipes est conçue pour fluidifier les flux de votre mairie, réduire les zones de congestions, et diminuer les temps d’attente. Elle offre également à vos usagers une expérience de qualité et un parcours usagers optimisé.
Vous souhaitez améliorer le parcours de vos visiteurs ? Leur épargner de l’attente ? Désengorger vos salles d’attente ? Repenser la charge de travail de vos agents ?
Ils nous font confiance
Pourquoi s'équiper d'une solution de gestion de file d'attente ?
Les points clés
Simplifiez la prise de rendez-vous en mairie
Et si vous offriez à vos usagers la possibilité de prendre rendez-vous en quelques clics pour fluidifier les flux de votre mairie ?
Avec notre solution de gestion de rendez-vous en ligne, spécialement conçue pour simplifier l’organisation au sein de votre mairie permettez à vos administrés la possibilité de prendre des rendez-vous en quelques minutes, réduisez les files d’attente et optimisez la planification des services municipaux.
Grâce à une personnalisation complète et un widget intuitif intégré à votre site web, la gestion des rendez-vous n’a jamais été aussi efficace. Gagnez du temps, améliorez l’expérience de vos citoyens et modernisez votre mairie avec notre solution de gestion de rendez-vous en ligne.
Fluidifiez vos accueils
Vous rencontrez des problématiques dans l’organisation des files d’attente au sein de votre mairie ? Soyez tranquille, notre solution de gestion de file d’attente prend en charge l’intégralité du parcours de vos visiteurs !
Vos visiteurs sont accueillis par une borne dédiée à l’accueil interactif et moderne. Ils ont la possibilité de choisir en toute autonomie le motif de leur visite et d’indiquer s’ils ont un rendez-vous prévu ou non, ce qui les orientera dans la bonne file d’attente et optimisera l’organisation de vos guichets.
Grâce à notre borne de distribution de tickets, chaque visiteur se voit attribuer un ticket correspondant précisément à sa situation, et il est intégré automatiquement dans la file d’attente appropriée.
Ils peuvent ainsi patienter brièvement, sans subir les désagréments d’un accueil encombré, de files d’attente interminables, ou de redirections constantes. Faites de l’expérience de vos visiteurs une expérience fluide et sans heurts grâce à notre solution de gestion de file d’attente professionnelle.
Une meilleure répartition de vos ressources facilitera également le quotidien de vos agents, mais impactera positivement la notoriété de votre collectivité.
Réduisez les retards
Fini les pertes de temps causées par l’attente d’un visiteur en retard à son rendez-vous.
Notre système de gestion de file d’attente envoie des notifications à vos équipes, indiquant l’heure d’arrivée du visiteur ainsi que la raison de sa visite.
Cela permet une orientation précise dès le début, offrant la possibilité de prendre de l’avance si les circonstances le permettent, ou de réaffecter le créneau horaire à quelqu’un d’autre en cas de retard significatif. Cela permet également une meilleure gestion de vos ressources, ce qui impactera leur productivité puisque la gestion des retards peut être automatiser.
L’emploi du temps de chacun est ainsi optimisé, les files d’attente sont désengorgées, et à la fois vos agents et vos visiteurs bénéficient d’une expérience plus qualitative.
Augmentez votre notoriété
L’administration française souffre malheureusement d’une réputation peu flatteuse. Souvent qualifiée de lente, rigide, voire inefficace, l’administration française, qui inclut les collectivités locales, ne suscite pas une perception positive chez les usagers français.
Chez Cogis, nous connaissons les enjeux et les problématiques rencontrées c’est pour cela que nous avons mis en place une solution de gestion de file d’attente. Vous parlez d’une bureaucratie dépassée ? Avec cette solution de gestion de file d’attente, vous allez améliorer votre efficacité et votre productivité. Le nombre de files d’attente ainsi que le temps passé en salle d’attente seront réduits, entraînant ainsi une diminution de l’insatisfaction de vos visiteurs.
Avec la solution de gestion de file d’attente, optez pour une atmosphère plus détendue et une image revigorée, modernisation de votre établissement et optimisation de vos processus.
Prêt à opter pour une solution innovante de gestion de file d'attente ?
Fonctionnement
Comment ça marche ?
Une identification simple et rapide
Le visiteur sélectionne le motif de sa visite sur la borne tactile et récupère un ticket numéroté, il entre ainsi dans la file d’attente de vos agents.
Une gestion simplifiée
Depuis leurs guichets, les agents sont notifiés de l’arrivée de nouvelles personnes dans la file d’attente. Ils connaissent l’heure d’arrivée de chaque visiteur, le motif et l’heure de leur rendez-vous, la disponibilité de chaque service… Ils peuvent donc appeler les visiteurs dans l’ordre de priorité qui est favorisé.
Un affichage intuitif pour tous
Une fois appelé par l’agent, le visiteur voit son numéro s’afficher en tête de liste sur l’écran de salle d’attente et peut se diriger vers le bon guichet ou se rendre directement à son rendez-vous.
Une attente réduite
Le visiteur peut attendre confortablement en salle d’attente, le temps que son numéro ainsi que le guichet auquel il est appelé s'affichent sur les écrans.
Prêt à fluidifier vos flux visiteurs ?
Pour en savoir +
Les fonctionnalités de la gestion de file d'attente
Le système de gestion de file d’attente est disponible avec de nombreuses fonctionnalités.
Vous avez ainsi le choix et pouvez mettre en place une solution qui vous ressemble vraiment, qui répond au mieux à vos besoins et à votre budget.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet, obtenir un devis, ou encore profiter des conseils de nos experts !
Il existe plusieurs modes d’identification :
- • Votre visiteur va saisir son nom et prénom à l’aide du clavier et l’interopérabilité va permettre de retrouver son rendez-vous, etc.
- • Votre visiteur récupère un ticket pour entrer dans une file d’attente.
- • Votre visiteur scan son QR Code / Code barre indiqué sur sa convocation et/ou confirmation de rendez-vous, dans l’emplacement prévu à cet effet.
La borne de gestion de file d’attente est parfaitement interopérable avec vos logiciels métiers et prise de rendez-vous.
Cette fonctionnalité permet de faire remonter les informations importantes des usagers à vos agents concernés afin d’améliorer la prise en charge (nom, prénom, heure de rendez-vous, motif de visite, etc…)
Dès lors que votre usager/visiteur à fait ses démarches auprès de la borne de gestion de file d’attente, il récupère un ticket puis entre dans une file d’attente virtuelle.
L’interface d’appel usager est gérée par le personnel de l’établissement et lui permette ainsi de :
- • Appeler un usager à se rendre au guichet et/ou secrétariat
- • Transférer un usager d’une file d’attente à l’autre (ex : d’un guichet à un service)
- • Configurer un appel automatique
- • Paramétrer des priorités d’appel
- • Sortir un usager de la file d’attente à la fin de son parcours
La solution de gestion de file d’attente est composée d’écran disposé en salle d’attente permettant d’appeler un usager/visiteur, dès lors que c’est à son tour.
Sur un écran de salle d’attente on retrouve :
- • Une alerte visuelle et sonore
- • Le numéro de ticket appelé ainsi que le guichet et/ou bureau où votre usager doit se rendre
- • Un écran d’affichage dynamique (ex : consigne de sécurité ; information sur l’établissement ; etc.
- • Un espace d’affichage pour une solution IPTV. Les écrans sont interfaçables avec ce type de solution.
La gestion de file d’attente vous permet également d’accéder à une interface de supervision qui va vous permettre de :
- • Afficher en temps réel le nombre de visiteur en file d’attente
- • Superviser en temps réel l’ouverture et/ou fermeture des guichets
- • Mettre en place des alertes intelligentes pour fluidifier les files d’attente (ex : temps d’attente moyen trop important, inactivité du guichet, etc.
- • Accéder aux statistiques
Vous voulez réduire vos temps d'attente ?
L’avis des autres, ça compte quand même un peu…
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